Votre guide sur l’organisation d’un événement d’entreprise

Comment organiser un événement entreprise ?

Toute entreprise qui souhaite établir des relations durables doit savoir comment produire des événements professionnels. Que vous organisiez le lancement d’un produit pour 300 personnes ou la formation d’un employé pour 15 personnes, il est essentiel d’aborder chaque réunion en comprenant les cinq éléments de la gestion d’un événement : recherche, conception, planification, coordination et évaluation. Une fois qu’un événement est décomposé en ces étapes gérables, il est beaucoup plus facile de le conceptualiser et de rassembler les nombreuses pièces mobiles nécessaires à sa réalisation.

Dans un monde de plus en plus numérique, les événements d’entreprise permettent aux gens d’établir des relations personnelles et de développer de véritables liens. Par conséquent, l’organisation d’événements d’entreprise est devenue plus importante que jamais. En fait, selon les spécialistes du marketing interrogés dans le cadre d’un récent rapport sur les tendances et les références en matière de marketing événementiel, les événements en direct constituent le moyen le plus efficace d’atteindre les objectifs commerciaux.

« Les événements offrent aux entreprises un moyen personnel de nouer des relations avec leurs publics cibles [ainsi que] de renforcer la reconnaissance et la fidélité à la marque », a déclaré Myke Nahorniak, cofondatrice et PDG de Localist. « Les messages LinkedIn, les mises à jour de statut sur Facebook et les tweets ne peuvent pas remplacer les connexions significatives établies par une communication en personne ».

Accueillir un événement d’entreprise vous permet de renforcer les liens avec vos clients et partenaires actuels, et d’en attirer de nouveaux. Voici 10 conseils pour planifier un événement que vos participants n’oublieront pas de sitôt.

Le guide des événements entreprise

1. Comprenez le but de votre événement.

Une fois que vous avez décidé d’organiser un événement, la première étape consiste à définir ce que vous espérez accomplir.

« Il est important de connaître les buts et objectifs de l’événement que vous essayez de produire avant de pouvoir faire autre chose », a déclaré Brian Worley, directeur créatif et propriétaire de B. Worley Productions.

Commencez par vous demander pourquoi vous organisez l’événement et ce que vous en attendez. Une fois que vous avez identifié vos objectifs et vos attentes, vous pouvez alors déterminer quel type d’événement trouvera un écho auprès de votre public cible.

« Plutôt que de le considérer comme un simple événement d’entreprise, pensez-y comme une expérience de marque interactive », a déclaré Serena Holmes, PDG de Tigris Events. « Vous voulez qu’il soit significatif et engageant ».

2. Fixez un budget réaliste.

Vous devez savoir avec combien d’argent vous devez travailler pour déterminer le type d’événement que vous pouvez produire. Selon Worley, vous devez savoir dès le départ combien vous voulez dépenser, puis prévoir de dépenser au moins 10 % de plus.

« Les choses changent constamment, et vous devriez avoir un coussin pour les dépenses supplémentaires et imprévues qui surgissent », a-t-il déclaré.

Une fois que vous avez un budget, il est essentiel de savoir où affecter la plupart de vos ressources. Par exemple, si vous dépensez plus d’argent pour des décorations fantaisistes que pour une équipe technique compétente ou des orateurs de qualité, votre événement risque de manquer de substance.

« Le choix d’une équipe audiovisuelle et technologique peut faire ou défaire un événement, c’est pourquoi nous mettons toujours l’accent sur l’embauche d’une entreprise expérimentée pour gérer les présentations en direct… la technologie et la photographie des séances en petits groupes, avant et après l’événement », a déclaré J.J. Barnes, vice-président du marketing et du développement commercial chez enVista.

En outre, ne lésinez pas sur la nourriture ou les boissons et tenez compte des restrictions alimentaires particulières. Bien que cela ne semble pas aussi important que d’autres aspects de la planification de votre événement, le public pardonne mieux les faux pas lorsqu’il n’a ni faim ni soif.

3. Établissez un calendrier de projet.

La conception de l’événement exige que vous suiviez un large éventail de tâches. Cela peut être facilité par la création d’une liste de contrôle détaillée. Il existe de nouveaux outils à la pointe de la technologie qui rationalisent et simplifient la gestion de dizaines, voire de centaines, de petits détails.
« La liste de contrôle globale sert d’outil pendant toute la durée du processus de planification », a déclaré Valerie Gernhauser, propriétaire et organisatrice principale de Sapphire Events.

Valerie Gernhauser a indiqué que son équipe commence avec une liste pour les 12 mois à venir et travaille par étapes à neuf mois, six mois, quatre mois, deux mois, le mois de, deux semaines à venir, la semaine et le jour de l’événement.

« Le fait de décomposer la liste des tâches de cette manière aide notre équipe à prévoir le calendrier des étapes que nous devons cibler », a-t-elle déclaré.

Pour garder votre liste de contrôle sur la bonne voie, Karthik Subramanian, une spécialiste du marketing de contenu chez Paperflite, recommande de créer une feuille de calcul et d’utiliser des onglets individuels pour chaque catégorie d’événement, comme le lieu, les intervenants, le calendrier, l’agenda et le voyage. Ainsi, vous pouvez dresser la liste de chaque activité ou tâche, des personnes responsables de chaque partie du processus et de toutes les échéances pertinentes.

4. Décidez de votre public.

Une partie importante du processus de planification consiste à définir votre public cible. S’agit-il des dirigeants, des gestionnaires, des clients de longue date, des partenaires commerciaux, des membres de la communauté ou d’une combinaison de quelques-uns de ces groupes ou d’autres groupes ? Une fois que vous avez défini votre public, vous pouvez adapter le programme à ses besoins et à ses intérêts.

Il est toujours stressant de déterminer le nombre d’invités à inviter à ces événements. Cependant, selon Julian Jost, PDG et co-fondateur de Spacebase, il vaut mieux inviter trop de personnes que trop peu.

« Pour les petites entreprises, les sièges vides et les en-cas non consommés ont mauvaise mine et sont un gaspillage d’argent », a déclaré M. Jost. « Dans la plupart des cas, le fait d’inviter trop de personnes ne va pas vraiment gâcher un événement (à quelques exceptions près, comme dans les lieux où l’espace est très limité ou lorsqu’un repas à trois plats est prévu). Si trop de gens se présentent, c’est aussi un excellent moyen de marketing. Vous êtes sûr de créer un buzz le lendemain, et cela ajoutera à l’anticipation de votre prochain événement ».

Quelle que soit la taille de la liste d’invités, les gens se souviendront de la façon dont ils ont été traités.

« Chaque personne qui assiste à l’événement est un ambassadeur potentiel de la marque ou un porte-parole du bouche-à-oreille pour … votre entreprise », a déclaré M. Gernhauser. « Il est important d’avoir un impact significatif sur l’expérience des invités en ne négligeant pas les petits détails que chaque participant appréciera de première main ».

5. Choisissez un thème et un format.

Une fois que vous avez fixé vos objectifs et défini le public, il est temps de choisir un thème ou un sujet pour l’événement et de déterminer le meilleur format pour le présenter à vos invités.

Par exemple, la coordination d’un événement client avec un expert du secteur, tel qu’un conférencier invité, peut positionner votre entreprise comme un conseiller de confiance plutôt que comme un simple vendeur. L’apprentissage entre pairs avec des panels de clients, des discours d’ouverture, des tables rondes et des orateurs en petits groupes sont d’autres options populaires.

« Offrez toujours aux participants la possibilité de faire quelque chose d’amusant, de mémorable et de divertissant qu’ils ne feraient pas habituellement n’importe où ou n’importe quand ailleurs », a déclaré M. Barnes. « Cela peut consister à écouter un orateur, un comédien ou un groupe célèbre, à jouer sur un incroyable terrain de golf ou à essayer quelque chose de nouveau, de passionnant ou d’exclusif pour la première fois ».

Un événement d’entreprise réussi est à la fois immersif et éducatif, selon Worley.

« Ceux qui sont interactifs plutôt que d’être assis dans une salle de bal à regarder un conférencier toute la journée sont plus réussis, plus instructifs et plus amusants », a-t-il déclaré. « Nous essayons vraiment de créer des expériences qui vont au-delà des sièges de style théâtre, et qui mettent les participants dans des situations et devant les bonnes personnes pour qu’ils puissent créer des réseaux et apprendre.

Déterminez ce que vous allez faire pour faire de cet événement un événement « hors des sentiers battus » », a ajouté M. Worley. « Prenez le temps de déterminer ce qui différenciera votre événement de ceux qui sont similaires dans votre secteur d’activité ou même de ceux que vous avez déjà produits ».

6. Sélectionnez un lieu approprié.

Une fois que vous avez décidé du type d’événement que vous souhaitez créer, il est temps de trouver un lieu qui vous permette de donner vie à votre vision. Il est parfois tentant de réserver un lieu dont vous avez entendu parler en bien ou dont vous savez qu’il s’agit d’un endroit prometteur, même si vous n’avez pas encore bien compris la mission de votre événement. C’est une erreur, selon Worley.

« Il est toujours difficile de faire tenir une cheville ronde dans un trou carré, alors c’est la même chose pour un événement », a-t-il déclaré. « Construisez d’abord l’architecture de l’événement, puis trouvez le lieu qui correspond à toutes les spécifications dont vous avez besoin pour réussir ».

Selon M. Barnes, « l’emplacement est la clé de la participation ». Elle recommande de réserver un lieu dans un endroit commode, avec une atmosphère animée, afin que les participants se sentent à l’aise et prêts à faire le trajet.

Si votre budget est serré, Mme Jost vous suggère de réduire vos coûts en organisant l’événement à un moment moins propice où le lieu est plus susceptible d’être disponible, par exemple en organisant un petit-déjeuner pour les médias le lundi matin.

« Assurez-vous d’impliquer la communauté locale autant que possible », a déclaré Gina Argento, présidente et directrice générale de Broadway Stages. « Nous faisons toujours appel à des fournisseurs locaux pour les besoins de la restauration, les diverses locations et bien d’autres aspects cruciaux. Ce faisant, nous soutenons la communauté locale et lui donnons la possibilité de créer des réseaux et de développer ses entreprises ».

7. Planifier la logistique de la journée.

Pour que l’événement soit réussi, vous devrez identifier, vérifier et engager tous les spécialistes nécessaires. Il peut s’agir de traiteurs, de techniciens de l’audiovisuel, d’imprimeurs, de décorateurs, de photographes, de fleuristes et de personnel de sécurité, pour n’en citer que quelques-uns. Bien entendu, vous devez également réserver des conférenciers et des présentateurs, y compris des personnalités, des experts ou des personnes influentes, qui peuvent le mieux communiquer les idées que vous souhaitez faire circuler pendant la réunion.

Pour vous assurer que tout se déroule conformément à votre plan, déterminez un calendrier pour l’événement et assurez-vous que chaque membre de votre équipe sait quels aspects de la journée il est chargé de gérer.

Vous devez travailler très intentionnellement pour créer un équilibre entre le maintien de l’engagement des participants et une certaine liberté dans leur emploi du temps.

« Les gens s’ennuient facilement », a déclaré Jonathan Chan, responsable du marketing chez Insane Growth. « S’il n’y a pas assez de variété pour les garder intéressés, alors vous avez en gros dépensé beaucoup d’argent pour un événement de vanité ».

Cependant, vous ne voulez pas bouleverser le programme. Il faut laisser une certaine marge de manœuvre dans l’itinéraire pour faire face aux imprévus qui peuvent survenir. De plus, vos participants ont besoin de temps pour eux-mêmes afin de traiter ce qu’ils apprennent, de se ressourcer et de se connecter avec les autres participants.

« Laissez aux participants un peu d’espace pour créer des liens », a déclaré M. Subramanian.

Lorsque vous déciderez de la façon de conclure votre journée, évitez les cadeaux promotionnels typiques avec le logo de l’entreprise et pensez à des cadeaux qui ont un grand impact avec une petite empreinte. Une bien meilleure idée est un cadeau numérique à emporter chez soi, selon M. Jost.

« Il peut s’agir d’un code promotionnel qui permet aux invités de bénéficier d’une réduction ou d’accéder au contenu en ligne de l’événement, comme des photos et des vidéos », a-t-il déclaré. « Il pourrait également inclure la possibilité de s’inscrire à l’avance pour le prochain événement. Cela inciterait les invités à rester en contact ».

8. Faites la promotion de votre événement.

Si les gens ne sont pas au courant de votre événement, personne ne se présentera. Il est donc impératif de trouver des moyens créatifs pour faire passer le message. Pour un petit événement avec une liste d’invités limitée, vous pouvez simplement envoyer des invitations, mais vous devez être plus audacieux pour les événements plus importants.

« À l’ère numérique actuelle, il faut recourir à diverses méthodes de promotion pour générer de la fréquentation », a déclaré M. Barnes. « Nous commençons généralement par envoyer des courriels à notre base de données, par placer des annonces dans les bulletins d’information de l’industrie, par ajouter notre événement aux listes et aux répertoires de l’industrie et par encourager nos équipes de vente à promouvoir [notre conférence] lorsqu’elles rendent visite à des clients ou à des partenaires sur place ».

De là, vous pouvez faire la promotion sur les médias sociaux et faire en sorte que votre équipe fasse passer le message. Créez un site web de l’événement ou, au minimum, une nouvelle page de renvoi sur votre site actuel. Votre marketing sur les médias sociaux peut également inclure des vidéos de promotion, des articles de blog d’invités et des mises à jour sur Facebook, Instagram ou Twitter. Maintenez l’uniformité en utilisant la même poignée et le même hashtag sur toutes les plateformes et en envoyant des messages cohérents pour qu’il soit toujours clair que le buzz porte sur un événement particulier.

Vous pouvez également explorer les possibilités de parrainage pour votre événement. Les sponsors peuvent financer une partie de l’événement, ce qui vous aide à en couvrir les coûts. Plus important encore, les sponsors ont un intérêt direct à promouvoir votre affaire. Faites un brainstorming pour établir une liste de sponsors idéaux dont la marque, la mission ou les services complètent votre événement d’une manière ou d’une autre. Vous pouvez élaborer une série de formules de parrainage et les contacter pour leur faire part d’éventuelles possibilités de partenariat. Cela fonctionne mieux si vous concentrez votre discours pour mettre en évidence la valeur des participants pour les sponsors potentiels.

« Nous nous associons à des sponsors médiatiques pour prendre la parole lors de nos événements », a déclaré M. Barnes. C’est une situation gagnant-gagnant, car ils reçoivent de la publicité « gratuite » et un partage d’esprit en échange de la publicité de notre événement ».

9. Utiliser la technologie.

Finie l’époque des listes kilométriques encombrantes pour suivre toutes les parties mobiles d’un événement. Aujourd’hui, il existe des tonnes de plateformes et d’applications logicielles de gestion d’événements (dont certaines offrent un produit de base gratuit) qui font tout, de l’enregistrement transparent des participants sur place à l’amélioration de l’attrait des ateliers et des présentations grâce à des simulations et des jeux de réalité virtuelle.

Selon Nick Jackson, directeur général de HelloCrowd, l’utilisation d’applications pour les événements peut vous aider à rationaliser considérablement la planification et à accroître l’engagement des participants.

« Les détails de l’événement peuvent être remplis rapidement à l’aide de modèles de feuilles de calcul et publiés instantanément dans une application de gestion d’événements existante, ou bien les équipes d’événements peuvent créer leur propre application personnalisée à utiliser pour de multiples événements et conférences tout au long de l’année », a déclaré M. Jackson. « La plupart des applications événementielles ont des fonctionnalités qui permettent aux participants de se tenir au courant de toutes les informations dont ils ont besoin avant et pendant l’événement, et qui leur permettent de fournir un retour d’information aux intervenants et aux organisateurs ».

Les fonctionnalités interactives, telles que les sondages en direct et les séances de questions-réponses, peuvent être facilement affichées sur de grands écrans dans le lieu de l’événement, et certaines applications ont des fonctionnalités de gamification, telles que les chasses au trésor. Vous pouvez mettre les diapositives des orateurs à la disposition des participants, à condition qu’elles soient au bon format, en les téléchargeant simplement sur l’application de l’événement.

Les logiciels de gestion d’événements vous permettent de garder votre projet sur les rails, mais ils facilitent également la collaboration avec les fournisseurs et autres partenaires créatifs.

« Rationaliser la communication entre toutes les parties en utilisant un système de gestion de projet sur lequel nous pouvons tous collaborer a été extrêmement utile pour réduire les frustrations liées à la seule communication par courrier électronique », a déclaré M. Gernhauser, qui utilise Basecamp, un système de gestion de projet populaire basé sur le cloud, et Social Tables, une autre plateforme de planification d’événements basée sur le web et connue pour ses capacités de création de diagrammes et de placement de sièges.

10. Célébrez et évaluez le succès de votre planification d’événement.

Si votre événement s’est déroulé sans problème, félicitations ! Vous n’avez pas encore terminé. Le moment est venu de régler les derniers détails, comme l’envoi des paiements finaux aux fournisseurs, le rapprochement de vos finances et la tenue d’un compte rendu post-événement avec votre équipe.

Le plus important est de recueillir les réactions des invités. Si vous avez utilisé une application de planification d’événements avec une option de retour d’information, vous pouvez l’utiliser pour poser des questions aux participants. Ces informations vous aideront à déterminer si l’événement a atteint vos objectifs initiaux et quel impact, le cas échéant, il a eu sur les participants. Vous pouvez ensuite partager ces informations avec toutes les parties prenantes concernées afin de planifier un suivi approprié. Les leçons que vous en tirerez vous aideront à affiner votre planification pour le prochain événement.